隨著臨沂活動策劃的逐步發展，必然的變化是不可避免的。活動的元素可以增加或減少或更新，隨著新情況，供應商要求和活動地點的出現，時間要求可能會意外更改，要求的更改應不斷更新。
      每次更改活動計劃和協調安排時，都必須標記更改的序列號和日期（就像更改成本清單一樣），以便您可以清楚地了解自己是否在使用相同的內容活動協調基礎的版本，組織活動需要組織一切并密切注意細節。
      如果需要為演出人員預備--間化妝室，為職工預備好一間辦公室或安排一個區域擺放陳列物品，一-定要在著手安置時通知會場方，好讓他們為你預留出合適的空間。一旦合同簽訂結束，減縮多余空間比想方設法處理空間缺乏問題要容易得多。
      為了預備一份準確的預算，需要照顧到活動的方方面面，盡量把一切或許的本錢都考慮在內。在這個考慮的過程中，你會發現有很多不同的事項要計人本錢，如處理街道泊車許可證、延聘下班的警務人員等等，這些費用應列人本錢哪一項以及付出這些費用的原因要列示清楚。要做到不斷更新本錢表，并依據改變增減項目。